Factures fournisseurs

Une facture avec numéro de commande est envoyée à l’adresse centrale de l’EPFL. Chaque unité la traite selon l’option A, à moins que l’unité ait expressément demandé l’option B au Service de comptabilité:

• option A (recommandée): pas de validation nécessaire, sauf en cas de réception marchandise manquante ou de différence entre le montant de la facture et celui de la commande.
• option B (déconseillée): chaque facture doit être validée dans Sésame par une personne de votre unité avant comptabilisation et paiement, même si la réception marchandise a été effectuée et que le montant de la facture et celui de la commande concordent.

Dans un cas comme dans l’autre, le numéro de commande ainsi que les imputations comptables validées lors de la commande figurent sur la facture.

Valider une facture liée à une commande d’achat
Les factures des fournisseurs vous parviennent dans Sésame via la tuile «Mes tâches»:

• si vous avez demandé à valider toutes les factures (option B),
• en cas de différence entre le montant de la commande et celui de la facture,
• en cas de réception marchandise manquante.

Il faut alors valider les factures dans Sésame, en vous rendant sur la tuile «Mes tâches» (brève marche à suivre). Si les montants diffèrent ou que la réception marchandise n’a pas été effectuée, c’est au créateur de la commande d’achat de procéder à la validation.

En principe, tout achat doit faire l’objet d’une commande dans l’application Catalyse (plus d’infos). Si toutefois vous recevez une facture non liée à une commande, voici comment la traiter.

Valider une facture non liée à une commande d’achat
Les factures sans numéro de commande d’achat sont transmises à la personne dont l’adresse email est indiquée sur chaque facture. Cette dernière doit renseigner les imputations comptables («Compte budgétaire» et «Fonds»), puis valider la facture dans Sésame, en se rendant dans la tuile «Mes tâches» (brève marche à suivre). La facture est alors automatiquement envoyée au Service de comptabilité pour traitement.
Si l’adresse email de la personne ne figure pas sur la facture, celle-ci est retournée au fournisseur pour modification.
Précision: les options A et B ne s’appliquent pas pour ce type de factures.

Facture de CHF 250’000 et plus: traitement particulier
Si une facture sans commande de CHF 250’000 (TVA comprise) et plus est reçue, le service comptabilité vous la transmettra par email. Il faudra ensuite la soumettre au travers du formulaire « Ordres de Paiement » dans ServiceNow.

Les approbateur·trices devront être spécifié·es dans l’ordre indiqué dans les instructions spécifiques.

Une fois validées, les factures sont automatiquement envoyées au Service de comptabilité pour traitement. Le paiement a lieu lors du prochain cycle de paiement et selon les échéances usuelles, soit 30 jours à compter de la date de facturation.

Dans de rares cas, il se peut qu’une facture soit payée à double si celle-ci est envoyée deux fois à l’adresse centralisée.
Le cas échéant, merci d’en informer le Service de comptabilité à [email protected] en envoyant une capture d’écran avec les écritures doubles. Celui-ci neutralisera l’écriture comptable erronée et déduira ce montant d’un prochain paiement.

Les retours de paiement sont traités dès que leur cause a été identifiée par le Service de comptabilité, qui s’occupe de les reverser.
Dans certains cas, le paiement en retour sera crédité sur le fonds concerné, en attendant les informations nécessaires pour effectuer à nouveau le paiement.

Si vous recevez un rappel de la part d’un fournisseur, voici comment procéder:

• 1er rappel: ne rien à faire de plus; le Service de comptabilité traitera la facture dès que possible. Toutefois, si vous pensez que la facture n’a pas été transmise à l’adresse centrale, ou de manière incorrecte, demandez une copie à votre fournisseur et transmettez-la à l’adresse « accounts payable ».
• 2e ou 3e rappel: si cette facture a été transmise il y a plus de 10 jours, merci de nous contacter à [email protected] en indiquant les références de la facture que vous avez à disposition.

Vous disposez en tout temps d’une vue d’ensemble sur les commandes et factures liées à votre unité – à l’exception des factures sans commande d’achat, pour lesquelles le fonds et le centre financier n’ont pas encore été complétés.
Pour en savoir plus:

• Comment vérifier le statut d’une facture
• Tutoriel sur les rapports
• Informations sur les rapports dans le manuel Démat’ (page 22, chapitre 4)