Décisions de la Commission doctorale (Cdoct)

Les demandes de prolongation qui sont faites 5 ans après l’immatriculation (= une prolongation de 12 mois a déjà été accordée auparavant) :

• ne doivent pas être d’une durée supérieure à 6 mois
• doivent expliquer clairement les raisons du retard (ex : s’il est arrivé quelque chose, s’il y a eu un long stage, si quelque chose n’a pas fonctionné dans le travail de recherche ou était inattendu, une longue maladie, la collecte des données a pris plus de temps, etc.)
• doivent inclure plusieurs objectifs et délais intermédiaires, aboutissant à un examen oral avant la fin de la prolongation

Reformulé puis validé en Cdoct 134 (sep. 2021)

Sur la base de la proposition des représentants des doctorants, les règles suivantes s’appliquent au mentorat :

• Pools de mentors motivés, coordonnés par les programmes doctoraux
• Les mentors sont des professeurs (PO, PA, PT, PATT) ou des MER*
• Les doctorants choisissent leurs mentors dans ces pools au cours des 3 premiers mois, et si cela n’est pas fait à temps, le programme leur assigne un mentor
• Les doctorants peuvent changer de mentor en consultation avec le directeur du programme
• Le mentor reste anonyme vis-à-vis du directeur de thèse pour assurer la confidentialité (le doctorant est libre de conserver ou non cet anonymat)
• Le pool de mentors se réunit régulièrement avec le directeur du programme, qui informe le directeur de thèse concerné en cas de problème, pour autant que le doctorant soit d’accord

*Reformulé puis validé en Cdoct 138 (mai 2022)

Le mandat du Directeur de programme doctoral peut être renouvelé une fois.

Les renouvellements ultérieurs ne sont qu’exceptionnels et doivent être motivés par le comité du programme doctoral concerné pour être évalués et acceptés par l’EDOC.

Après discussion, le VPE conclut que les directeurs de programmes ne sont pas favorables à ce que les doctorants ne puissent suivre que des cours de Master, et qu’il n’y a aucune volonté d’adopter une règle commune puisque la situation varie selon les programmes de doctorat.

Pour l’examen de candidature, le Directeur du programme doctoral peut autoriser la vidéoconférence pour un des membres du jury sur demande et avec l’accord explicite (c.-à-d. par écrit) du candidat au doctorat.

Tant que le Président du jury et le candidat au doctorat sont d’accord sur l’option choisie, n’importe quel système de vidéoconférence (Skype, Jabber guest, etc.) peut être utilisé ; cependant, nous devons toujours essayer d’offrir la meilleure solution possible, qui reste la salle de vidéoconférence.

Recommandations :

• Offrir la meilleure solution possible aux participants (responsabilité des directeurs de programme). L’ordre de préférence est :

a) Une salle de vidéoconférence des deux côtés

b) Une salle de vidéoconférence de l’EPFL et Cisco Jabber de l’autre côté

c) Systèmes alternatifs comme Skype, Bluejeans, etc.

• Le Président du jury et le candidat au doctorat doivent convenir par écrit, avant l’examen, de l’option choisie.
• L’expert externe a besoin d’une connexion Internet rapide et de se trouver dans un endroit au calme.
• Le système doit être testé au moins une heure avant l’examen.

La thèse doit comprendre :

• Une introduction qui place l’ensemble de la thèse dans son contexte et donne les objectifs généraux de la recherche à présenter dans la thèse (une thèse doit avoir un fil conducteur – une ligne rouge – qui relie les différents articles/chapitres ensemble).
• Chaque section qui a été, ou sera, publiée sous forme d’article doit comporter sur sa première page :
  • une liste complète des auteurs
  • une description détaillée de la contribution du candidat au doctorat à l’article (texte modifié, décidé en Cdoct 110)
  • une référence bibliographique complète si disponible
• Un chapitre de conclusion générale, résumant les principales contributions de la “thèse”.
• Une section présentant les possibilités de développement futur des travaux présentés dans la thèse.

Il est recommandé que la thèse comprenne une revue (unique) de la littérature couvrant l’ensemble du domaine de la thèse.

Dans la mesure du possible, les répétitions entre les chapitres devraient être éliminées.

• Un rapporteur du jury de thèse ne peut pas avoir été, officiellement ou de facto, un ancien ou actuel (co-)Directeur de la thèse évaluée.

• Les rapporteurs du jury de thèse ne doivent pas avoir de relations hiérarchiques entre eux.

• Les rapporteurs du jury de thèse ne doivent pas faire partie du même laboratoire que le Directeur de thèse ou le candidat (respectivement les doctorants externes, les rapporteurs et les directeurs de thèse).

• Les examinateurs du jury de thèse ne doivent pas avoir de relations personnelles ou professionnelles avec le candidat ou le Directeur de thèse (conjoint, etc.).

Après vote à l’unanimité (12 membres sur 12), 4 crédits ECTS – mais pas ceux requis pour la première année – du montant total requis (12 ≤ X ≤ 30) peuvent être choisis par le candidat au doctorat dans tous les livrets de cours des programmes doctoraux de l’EPFL sans l’approbation ni du comité programme ni du Directeur de thèse.

Le livret de cours de l’École doctorale sera enrichi d’un ensemble de cours de compétences transversales, ouverts à tous les programmes doctoraux, qui pourront également être choisis dans le cadre de ces 4 crédits ECTS. Ces cours de compétences transversales et le nombre de crédits ECTS associés seront validés en Cdoct.

Il a été voté en Cdoct 62 (2009) que les membres du jury doivent être titulaires d’un doctorat comme qualification minimale.

Cependant, pour certaines thèses ou disciplines (notamment en architecture), un membre du jury souhaité pourrait ne pas être titulaire d’un doctorat : si un membre du jury n’est pas titulaire d’un doctorat, une dispense peut être demandée, au cas par cas, par le Directeur du programme à l’EDOC ([email protected]). La demande doit être justifiée par une lettre du Directeur du programme et le CV de la personne en question. Les qualifications de la personne seront évaluées sur la base de son CV.

L’École doctorale ne suivra pas les demandes de dispense. Par conséquent, même si un expert sans doctorat a déjà fait partie d’un jury de thèse de l’EPFL, une nouvelle dispense doit être demandée pour chaque examen.

Suite à la décision de Direction du 19 décembre 2023, le processus de nomination et de re-nomination des Directrices et Directeurs de programme doctoraux comporte les changements suivants aux étapes 3 et 5 :

Etape 3 : L’AVP-PGE consulte les Doyennes et Doyens de facultés et Directrices et Directeurs de Collèges concernés au sujet des candidatures puis donne le feu vert aux candidates et candidats

Etape 5 : Suite au vote, l’AVP-PGE propose la candidature retenue à la Direction de l’EPFL pour approbation ; la Direction de l’EPFL nomme la Directrice ou le Directeur de programme pour un mandat de 4 ans

Textes de référence ici

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Les membres ont voté en faveur de la procédure suivante pour le vote d’un nouveau Directeur de programme :

Etape 1 : Directeur du programme/admin recueille les dossiers des candidats (appel à candidature dans tous les labos)

Etape 2 : Les noms des candidats sont communiqués à l’EDOC

Etape 3 : VPE/EDOC donne le feu vert aux candidats

Etape 4 : Le programme organise une réunion du corps professoral pour discussion et vote

Etape 5 : Le VPE approuve (si opportun) et nomme pour 3 ans

Quelques précisions votées en Cdoct 106 :

• A la fin du processus de sélection, le programme doctoral enregistre que la majorité des membres du corps professoral du programme approuve le candidat choisi (même dans le cas où un seul candidat se présente). Au besoin, un deuxième vote (i.e. un 2e tour) est organisé.
• Le Directeur de programme doctoral peut être élu par vote électronique, sans réunion « physique » du corps professoral.

Après discussion, les membres se sont mis d’accord pour autoriser les évaluations, peu importe le nombre de participants, avec 11 voix pour, 3 contre et aucune abstention.

La Cdoct CONVIENT que la participation à une conférence ne peut pas donner droit à des crédits. La participation aux écoles d’été et workshops avec contenu pédagogique approprié doit cependant être fortement encouragée.

Lors de l’introduction des crédits ECTS à l’EPFL en 2004, la définition retenue par l’École doctorale était de 14 heures de contact plus 14 heures de travail indépendant pour 1 crédit.

La définition actuelle du crédit ECTS est de 25 à 30 heures de travail pour 1 crédit, sans distinction du type de travail effectué. L’EPFL va se conformer à cette définition; avec le système semestriel, le crédit BAMA vaut 28 heures de travail.

J. Giovanola demande aux membres d’adhérer à cette définition d’un crédit pour 28 heures de travail. Bien que la distinction du type de travail devrait être prévue, le nombre d’heures de travail indiqué dans tous les cours devrait correspondre à ce calcul et totaliser 28 heures.

Il faudra apporter certaines modifications aux livrets de cours actuels et les admins recevront des instructions supplémentaires concernant la procédure et la classification du type de travail.

J. Giovanola veut mettre en place une nouvelle procédure pour les directeurs de thèse qui approchent de la retraite. Au moment de proposer une nouvelle direction de thèse, le Professeur doit :

• nommer un autre collègue qui coordonnera les tâches administratives internes après le départ à la retraite ;
• s’assurer que le financement est garanti pour 4 ans. A cet effet, une déclaration écrite doit être signée par le Doyen de la Faculté et le Directeur du programme ;
• s’engager à exercer une surveillance continue après le départ à la retraite.

La Cdoct a décidé que le plan de recherche peut être soumis entre 6 à 12 mois après l’immatriculation.

J. Giovanola propose que les candidats au doctorat participent aux réunions de la Cdoct. Les points particulièrement sensibles ou confidentiels seraient inscrits à un ordre du jour distinct et la délégation des candidats au doctorat dûment informée.

La Cdoct a accepté la proposition, avec 1 voix contre.

En ce qui concerne la participation des candidats au doctorat aux réunions des comités des programmes, J. Giovanola propose que la même règle soit appliquée et que des réunions régulières aient lieu. C’est à chaque programme de décider comment séparer l’ordre du jour, étant bien entendu que les dossiers des candidats et les questions personnelles ne peuvent être inclus lorsque des doctorants sont présents.

La Cdoct a accepté cette proposition, sans aucun vote contre, ni abstention.

L’admission de candidats au doctorat ayant commencé une thèse dans une autre institution n’est en règle générale pas autorisée. Nous ne voulons pas “voler” les étudiants des autres universités.

Les secrétariats et directions de programmes ont été informés par email que les cours de langues ne permettent en aucun cas d’obtenir des crédits doctoraux, contrairement à ce que laissaient entendre les informations émanant du Centre de langues.

Le Centre de langues octroie des crédits pour les cours qu’il offre, cependant ni le Bachelor, ni le Master, ni l’Ecole doctorale ne permettent la prise en compte de ces crédits pour l’obtention des diplômes.

La coordination des plans d’études est de la responsabilité des commissions de programme. Lorsqu’un cours est supprimé, un simple message de l’enseignant relayé par la secrétaire du programme n’est pas suffisant. Il est demandé de fournir à l’avenir une copie du procès-verbal de la séance durant laquelle la suppression du cours a été acceptée par la commission du programme. Certains problèmes liés à l’organisation des cours et à leur qualité parfois inadaptée sont remontés jusqu’au CEPF qui nous a formellement enjoint de veiller à la qualité de nos plans d’études.

L’Ordonnance sur le contrôle des études s’applique par analogie aux cours de l’Ecole doctorale, tout en admettant une certaine souplesse en ce qui concerne les experts.

Un doctorant ne peut pas se présenter plus de deux fois à un examen pour un cours de l’Ecole doctorale. Il n’est pas obligatoire qu’il suive le cours une deuxième fois avant de se présenter à nouveau à l’examen.

Les nouveaux docteurs demandent fréquemment un délai pour le dépôt de la version finale de leur thèse, une fois qu’elle a été admise sans réserve.

La Cdoct accepte que le délai normal d’un mois soit prolongé de deux semaines en fin d’année, quand cette période chevauche les vacances de Noël et de Nouvel An.

La Cdoct demande que la longueur de la lettre de motivation soit limitée à 2 pages A4, interligne simple (7 votes pour, alors que 6 votes étaient en faveur d’une limitation à 1 page seulement).

Les crédits obtenus avant le début de la thèse ne peuvent pas être validés pour l’Ecole doctorale.

La seule exception, votée en Cdoct 15 du 13.11.2003, point 4.2, étant la suivante :

« Les crédits obtenus pour des cours de l’Ecole doctorale suivis avant l’immatriculation du candidat peuvent être validés, moyennant l’accord de la commission de programme, selon le critère suivant (critère de “non double emploi”) : (i) que les crédits ne soient pas utilisés pour d’autres diplômes, et (ii) que ces crédits ne soient pas pris en compte lors de l’admission du candidat au programme doctoral (car là aussi ils feraient double emploi) ».

La Cdoct accepte par 11 voix que les professeurs EPFL travaillant à l’extérieur, ainsi que les professeurs EPFL à la retraite, soient considérés comme des rapporteurs internes lors de jurys de thèse.

A. Mortensen reçoit fréquemment des demandes de dispenses de cours pour des doctorants qui ont déjà “une certaine expérience”. La Cdoct vote en faveur de refuser ce genre de demandes.